Ochrana osobních údajů a GDPR
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ NĚKTERÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTÍ KRYSTAL AQUAMARIN
(DÁLE JEN „INFORMACE“)
Cílem tohoto dokumentu je poskytnout informace o zpracování osobních údajů pro zákazníky a jiné osoby přicházející do kontaktu se společností Krystal Aquamarin s.r.o., IČO 27450384, se sídlem Senovážné nám. 23, Praha 1, 110 00 (dále jen „Krystal Aquamarin“). Společnost Krystal Aquamarin, jako správce osobních údajů, zpracovává informace o fyzických osobách mimo jiné:
(1) při návštěvách internetových stránek provozovaných Krystal Aquamarin,
(2) při kontaktech se zákazníky a dodavateli (ať už potenciálními či stávajícími)
Cílem tohoto dokumentu je informovat osoby, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány, o tom, k jakým účelům a jak dlouho společnost Krystal Aquamarin tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, a jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.
Tyto Informace se týkají zpracování osobních údajů
(1) návštěvníků internetových stránek provozovaných společností Krystal Aquamarin,
(2) stávajících i potenciálních zákazníků a dodavatelů Krystal Aquamarin a přiměřeně i jejich zástupců a kontaktních osob,
(3) uchazečů o pracovní pozici ve společnosti Krystal Aquamarin,
a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči společnosti Krystal Aquamarin.
Tento dokument je účinný od 25. 5. 2018 a je vydán v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti Krystal Aquamarin jako správce dle čl. 13 GDPR.
Společnost Krystal Aquamarin je možné kontaktovat následujícími způsoby: poštou na adresu Senovážné nám. 23, Praha 1, 110 00, emailem info@krystalaquamarin.cz, telefonicky +420 224 142 211.
A. Základní pojmy a informace
Osobní údaj
Osobním údajem je každá informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů). Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor (jméno, příjmení, číslo, síťový identifikátor) nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Zvláštní kategorie osobních údajů
Jedná se o tzv. citlivý osobní údaj, tedy údaj, který může subjekt údajů poškodit ve společnosti, v zaměstnání, ve škole či může zapříčinit diskriminaci. Takový osobní údaj vypovídá obvykle o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, případně dochází ke zpracování genetických údajů nebo biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.
Subjekt údajů
Subjektem údajů je fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají, a kterou je možné přímo nebo nepřímo identifikovat.
Správce osobních údajů
Správcem je fyzická nebo právnická osoba, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a za zpracování odpovídá. Není-li v těchto zásadách nebo podmínkách konkrétní služby uvedeno jinak, platí, že správcem osobních údajů je společnost Krystal Aquamarin.
Zpracovatel osobních údajů
Zpracovatelem je fyzická nebo právnická osoba, která na základě písemné smlouvy a pokynů správce zpracovává pro správce osobní údaje.
Zpracování osobních údajů
Zpracování je jakákoli operace nebo soubor operací, která je prováděna s osobními údaji nebo soubory osobních údajů pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo jejich zničení.
B. Kategorie a účely zpracování osobních údajů
V souvislosti s návštěvou internetových stránek Krystal Aquamarin, včetně nákupu v e-shopu, za účelem kontaktu se stávajícími i potenciálními zákazníky a dodavateli Krystal Aquamarin a jejich zástupců či kontaktních osob a v souvislosti s náborem zaměstnanců prostřednictvím internetových stránek může ze strany společnosti Krystal Aquamarin dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.
1. Zpracovávání osobních údajů v souvislosti s realizovaným či zamýšleným nákupem zboží v e-shopu Krystal Aquamarin a v souvislosti s uzavřením jiných smluv se zákazníky a dodavateli
V případě zakoupení zboží od společnosti Krystal Aquamarin je společnost Krystal Aquamarin oprávněna zpracovávat
(1) základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka (ty, které zákazník při koupi uvede),
(2) údaje o uzavřené smlouvě,
(3) údaje o zboží,
(4) údaje z komunikace mezi zákazníkem a společností Krystal Aquamarin,
a to po dobu trvání záruční doby na zakoupené zboží a následně 3 roky ode dne uplynutí této doby. Účelem zpracování je
(1) plnění povinností společnosti Krystal Aquamarin, které jí plynou ze smlouvy se zákazníkem,
(2) oprávněný zájem společnosti Krystal Aquamarin na určení, výkon nebo obhajobu svých práv a právních nároků a
(3) oprávněný zájem společnosti Krystal Aquamarin informovat své stávající zákazníky o nabídkách souvisejících se zbožím, které si tito zákazníci od společnosti Krystal Aquamarin dříve zakoupili.
Společnost Krystal Aquamarin je oprávněna zpracovávat v případě odběru zboží od svých dodavatelů
(1) základní osobní, identifikační a kontaktní údaje dodavatele,
(2) údaje o uzavřené smlouvě,
(3) údaje o zboží,
(4) údaje z komunikace mezi dodavatelem a společností Krystal Aquamarin,
a to po dobu trvání záruční doby na zakoupené zboží a následně 3 roky ode dne uplynutí této doby. Účelem zpracování je
(1) plnění povinností společnosti Krystal Aquamarin, které jí plynou ze smlouvy s dodavatelem a
(2) oprávněný zájem společnosti Krystal Aquamarin na určení, výkon nebo obhajobu svých práv a právních nároků.
Faktury vystavené společností Krystal Aquamarin jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i související smlouvy.
2. Údaje získané z cookies a z jiných akcí, které uchazeč na internetových stránkách Krystal Aquamarin učiní
Zpracování těchto údajů umožní společnosti Krystal Aquamarin zlepšovat služby, zaměřit se na to, co návštěvníky stránek, včetně osob nakupujících v e-shopu Krystal Aquamarin a uchazečů o zaměstnávání v Krystal Aquamarin, opravdu zajímá, a případně je informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Jedná se zejména o:
(1) Informace o zařízení uživatele získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči, které jsou zpracovány pro zajištění funkčnosti a vylepšení provozu webových stránek – tyto údaje jsou zpracovány na základě oprávněného zájmu Krystal Aquamarin na zajištění funkčnosti a vylepšení provozu u svých webových stránek.
(2) V případě jednání mezi společností Krystal Aquamarin a potenciálním zákazníkem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, společnost Krystal Aquamarin zpracovává poskytnuté osobní údaje po dobu 10 let od příslušného jednání na základě oprávněného zájmu společnosti Krystal Aquamarin na umožnění snadného návratu zákazníka k jeho zamýšlenému nákupu, a to na základě sběru cookies nebo informací z vyplněných kontaktních formulářů zákazníkem.
(3) Záznamy o chování na internetových stránkách spravovaných společností Krystal Aquamarin, včetně prostředí e-shopu, získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči, které jsou zpracovány pro účely analýzy návštěvnosti – tyto údaje jsou zpracovány na základě oprávněného zájmu Krystal Aquamarin na sledování návštěvnosti svých webových stránek.
(4) Záznamy o zařízení uživatele získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči, které jsou zpracovány pro tzv. remarketing (nebo také retargeting), tj. cílení reklamy na uživatele, kteří již v minulosti navštívili web Krystal Aquamarin – tyto údaje jsou zpracovány na základě souhlasu uživatele uděleného z podnětu návštěvníka webových stránek, vyjádřeného aktivním zaškrtnutím možnosti „Souhlasím“, která následuje za upozorněním v dolní části webové stránky, znějícím následovně: „Provozovatel webu, společnost Krystal Aquamarin s.r.o., jako správce osobních údajů, zpracovává na tomto webu cookies potřebné pro fungování webových stránek a pro analytické účely a v případě vašeho souhlasu také pro remarketing (retargeting), tedy pro lepší zacílení reklamy.“ Souhlas uděluje uživatel na dobu 10 let a lze jej vzít kdykoliv zpět. Pro smazání uložených cookies návštěvník kontaktuje Krystal Aquamarin na email info@jansen-display.cz s uvedením svého jména, příjmení a IP adresy.
3. Údaje zpracované pro obchodní účely
Se souhlasem subjektu údajů zpracováváme osobní údaje pro obchodní účely.
Se souhlasem pro obchodní účely bude společnost Krystal Aquamarin zpracovávat osobní údaje zákazníka pro vytvoření vhodné nabídky produktů společnosti Krystal Aquamarin a v souvislosti s oslovením zákazníka, a to telefonicky, písemně, prostřednictvím internetové reklamy a formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů. Pro obchodní účely mohou být na základě souhlasu zpracovány základní osobní, identifikační a kontaktní údaje a údaje o uzavřené smlouvě, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a společností Krystal Aquamarin.
Poskytnutí souhlasu k obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu 10 let, nebo dokud jej zákazník neodvolá. Pokud zákazník svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Krystal Aquamarin pro jiné účely a na základě jiných právních titulů v souladu s touto informací o zpracování osobních údajů.
Pro obchodní sdělení společnosti Krystal Aquamarin nebo třetích stran užívá společnost Krystal Aquamarin zkratku OS nebo jiné vhodné označení, ze kterého je zřejmé, že uvedené sdělení je obchodním sdělením ve smyslu platných právních předpisů. Z obchodních sdělení zaslaných společností Krystal Aquamarin je vždy zřejmé, že společnost Krystal Aquamarin je jejich odesílatelem. Obchodní sdělení můžeme zasílat buď na kontakty našich zákazníků na základě oprávněného zájmu společnosti Krystal Aquamarin, a to jen do doby než vyslovíte nesouhlas, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.
4. Údaje subjektů údajů, které se ucházejí o pracovní pozici
Osobní údaje zpracovává společnost Krystal Aquamarin také v náborovém procesu, tzn., že dochází ke zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání.
Tyto informace jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů.
Určité množství osobních údajů je zde povinné, to jsou jen údaje sloužící k základní identifikaci a kontaktování osoby (jméno, příjmení, e-mail, telefon, požadovaná pozice), ostatní údaje uchazeči uvádí ve svých životopisech, profilech a komunikaci se společností, aniž by společnost Krystal Aquamarin některé údaje výslovně či systematicky požadovala. Společnost zpracovává také zápisy či poznámky z komunikace s uchazečem, písemnou a elektronickou komunikaci s uchazečem atp. Není tudíž možné vyčerpávajícím způsobem vyjmenovat osobní údaje, které zpracovává společnost Krystal Aquamarin v této oblasti, neboť neexistuje jednotný vzor životopisu a každý uchazeč o zaměstnání může uvádět zcela odlišné údaje.
V obecné rovině zpravidla dochází společností Krystal Aquamarin ke zpracování těchto údajů:
(1) jméno a přímení
(2) titul
(3) datum narození
(4) e-mail
(6) telefon
(7) bydliště
(8) absolvované kurzy
(9) školení a certifikáty
(10) znalosti a dovednosti
(11) osobní zájmy
Společnost Krystal Aquamarin nikdy nevyžaduje osobní údaje, které k danému účelu nejsou potřeba (např. rodné číslo, číslo občanského či jiného průkazu, kopie dokladu apod.).
Osobní údaje používá společnost Krystal Aquamarin v rámci výběrového řízení vždy pouze k tomuto účelu a o tomto účelu vždy subjekt údajů transparentně informuje.
Pokud uchazeč o zaměstnání neposkytne společnosti Krystal Aquamarin výslovně svůj souhlas pro další uchování, budou nejpozději po 3 měsících po ukončení výběrového řízení veškeré osobní údaje uchazeče, včetně zaslaného životopisu, vymazána. Od ukončení výběrového řízení do uplynutí této doby jsou osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu Krystal Aquamarin na určení, výkon nebo obhajobu svých práv a právních nároků.
C. Doby zpracování osobních údajů
Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Konkrétní lhůty uchování osobních údajů pro některé účely jsou zakotveny přímo u těchto účelů uchování.
D. Způsob zpracování osobních údajů
Společnost Krystal Aquamarin zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost Krystal Aquamarin vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.
E. Kategorie příjemců osobních údajů
Společnost Krystal Aquamarin při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti Krystal Aquamarin, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od společnosti Krystal Aquamarin a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.
Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie dochází vždy v souladu s platnou legislativou.
Společnost Krystal Aquamarin v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.
F. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018
Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro Krystal Aquamarin identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže Krystal Aquamarin svoji totožnost, následující práva.
1. Právo na přístup k osobním údajům
Dle čl. 15 GDPR bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti Krystal Aquamarin:
(1) potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
(2) informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů,
(3) informaci o skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování,
(4) informaci o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU, v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob,
(5) kopii osobních údajů.
V případě opakované žádosti bude společnost Krystal Aquamarin oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adrese sídla společnosti Krystal Aquamarin.
Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit v sídle Krystal Aquamarin za podmínky doložení totožnosti žadatele.
2. Právo na opravu nepřesných údajů
Dle čl. 16 GDPR bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost Krystal Aquamarin zpracovávat. Zákazník společnosti Krystal Aquamarin má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo.
Zároveň je povinen společnosti Krystal Aquamarin poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit v sídle Krystal Aquamarin, za podmínky doložení totožnosti žadatele.
3. Právo na výmaz
Dle čl. 17 GDPR bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost Krystal Aquamarin neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost Krystal Aquamarin má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se na nás obrátit písemně na adresu sídla společnosti Krystal Aquamarin.
4. Právo na omezení zpracování
Dle čl. 18 GDPR bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo, aby správce omezil zpracování, pokud bude subjekt údajů popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla společnosti Krystal Aquamarin.
5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování
Dle čl. 19 GDPR bude mít subjekt údajů právo, aby mu společnost Krystal Aquamarin oznámila, že provede či provedla opravu, výmaz nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjekt údajů můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích.
6. Právo na přenositelnost osobních údajů
Dle čl. 20 GDPR bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat společnost Krystal Aquamarin o předání těchto údajů jinému správci.
Pokud společnosti Krystal Aquamarin v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i Vámi určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.
V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit na značkových prodejnách společnosti Krystal Aquamarin po doložení oprávněnosti požadavku.
7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Dle čl. 21 GDPR bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti Krystal Aquamarin.
V případě, že společnost Krystal Aquamarin neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, společnost Krystal Aquamarin zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.
Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla společnosti Krystal Aquamarin.
8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely je možné kdykoliv odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to buď telefonicky, e-mailem, nebo v adrese sídla Krystal Aquamarin.
Souhlas s marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat telefonicky, e-mailem nebo v adrese sídla Krystal Aquamarin.
Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.
9. Automatizované individuální rozhodování včetně profilování
Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Společnost Krystal Aquamarin uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.
10. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů
Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).